Mittels Check-In Meetings fokussiert beginnen

Ist ein Check-In für ein Meeting notwendig oder nicht? Häufig hört man letzteres. Wozu soll ich 10 oder 15 Minuten meiner Meetingzeit damit verschwenden? Nur damit kurz über privates und belangloses gesprochen wird?

Warum das nicht der Fall ist, was dir das Check-In bringt und wie du es optimal in deine Meetings einbaust erfährst du in diesem Artikel.

Was ist ein Check-In

Das Check-In ist eine Aktivität, welche am Anfang eines Meetings steht. Sie dient dazu, die Teilnehmer im Meeting ankommen zu lassen und sich auf die kommenden Ereignisse zu fokussieren.

Dabei sollte das Check-In relativ zügig, innerhalb von 10 bis 15min durchgeführt werden. Dazu werden in der Regel 1 bis 3 Fragen gestellt, welche die Teilnehmer kurz und knackig beantworten.

Beim Check-In werden in der Regel alle Teilnehmer beteiligt, so dass jeder mindestens einmal etwas gesagt und für die Runde beigetragen hat.

Ausnahmen : In Veranstaltungen mit vielen Teilnehmer kann es sinnvoll sein, auf Wortmeldungen zu verzichten. Alternativ können alle Teilnehmer die Fragen via Post-It auf einem vorbereiteten Flipchart beantworten. In Remote-Veranstaltungen kann dafür auch der Chat oder ein Whiteboard genutzt werden.

Was ist der Mehrwert des Check-In

Das Check-In kannst du als Trenner zwischen dem bisherigen Tag (und Erlebten) und den kommenden Ereignissen sehen. Es lässt deine Teilnehmer nicht nur physisch, sondern auch Mental im Meeting ankommen.

Zusätzlich kann es auch noch folgende Punkte erfüllen:

Es dient dem Socializing in der Gruppe. Gerade in verteilten Teams, die sich nicht häufig sehen, kann das Check-In zum persönlichen Austausch genutzt werden. Was ist los bei den anderen? Wie geht es meinen Teammitgliedern?

Jeder Teilnehmer wird einbezogen. So erhält auch jeder einen Aufmerksamkeitsrahmen und Wertschätzung aus der Gruppe. Dadurch steigerst du das Wohlbefinden der einzelnen.

Es setzt einen Fokus auf das kommende Meeting. Der Kopf wird frei gemacht von den bisherigen Gedanken und Problemen. So sind die Teilnehmer offener und meist auch kreativer im Meeting.

Es ist ein Eisbrecher, vor allem dann, wenn sich die Teilnehmer nicht so gut kennen. Jeder hat schon zu beginn etwas beigetragen, somit sinkt die mentale Hürde, auch im folgenden Meeting einen Beitrag zu leisten.

In Online Meetings kann das Check-In auch gut als Technik-Check genutzt werden. Du kannst als Moderator schnell feststellen, ob alle anwesend sind und Ton sowie Bild funktioniert

Wie wählst du den richtigen Check-In aus?

Das Check-In muss passend sein zum jeweiligen Kontext. Das falsche Check-In kann sich negativ auf den weiteren Verlauf deines Meetings auswirken.

Um zum richtigen Format zu kommen, solltest du die folgenden 5 Schritte durchlaufen:

Ziel des Check-Ins klären

Kontext des Meetings/Workshops analysieren

Gruppendynamik betrachten

Themenbezug herstellen

Stimmung und Energie abschätzen

Einen detaillierteren Ablauf dieses Entscheidungsprozesses kannst du in diesem Artikel finden.

Ablauf des Check-In

Zeitaufwand : max. 15min

Der Ablauf des Check-In für ein Meeting ist wie folgt:

Stelle kurz die Frage oder die Fragen vor

Gib die Reihenfolgemethodik an

Lass die Fragen in der festgelegten Reihenfolge beantworten

Bedanke dich bei den Teilnehmern und fahre mit dem nächsten Agendapunkt fort

Beispiele für Check-In Fragen

Bei der Auswahl der Frage oder Fragen solltest du darauf achten, dass sie eine gewisse Relevanz fürs Meeting haben. Auch sollten die Fragen kurz und knackig beantwortet werden können. Nichts ist schlimmer als lange Monologe im Check-In.

Die Top 10 Check-In Fragen für Meetings

Im folgenden sind einige Fragen aufgelistet, welche für verschiedene Meetingsituationen eingesetzt werden können.

Klassische und konservative Fragen

Diese Fragen sind geeignet, wenn die Gruppe oder der Großteil der Teilnehmer noch wenig Erfahrungen mit Check-Ins haben.

Wie geht es Dir?

Was erwartest Du an das Meeting?

Worauf freust Du Dich heute besonders?

Was trägst Du zu diesem Meeting bei?

Wofür bist Du heute dankbar?

Was war Dein größter Erfolg in dieser Woche?

Hast Du ein bestimmtes Motto für diese Woche?

Wenn du eine Batterie wärst, wie geladen wärst du heute?

Fragen zum besseren Kennenlernen

Diese Fragen sind geeignet, wenn sich die Gruppe mit dem Format vertraut ist und sich besser kennen lernen soll.

Was begeistert Dich gerade besonders?

Wann hast Du das letzte Mal etwas zum ersten Mal gemacht?

Welche Musik hörst Du gerade?

Welche Serie schaust Du gerade?

Welches Buch liest du gerade?

Mit was kann man Dir immer eine Freude machen?

Welche 3 Dinge nimmst Du auf eine einsame Insel mit?

Wenn Du über den Monitor / aus dem Fenster schaust, was siehst du gerade?

Was hat Dich zuletzt so inspiriert oder begeistern, dass Du anderen davon erzählt hast?

Fragen mit Skala

Diese Fragen sind vor allem bei großen Gruppen geeignet. Sie können auf einem Flipchart oder im Chat (bei Online Meetings) beantwortet werden.

Auf einer Skala von 1 bis 10 ist mein Energielevel derzeit…

Auf einer Skala von 1 bis 10 war mein Tag bisher…

Welches Emoji entspricht deinem Gefühlslevel – 😊 😐 😒

Ungewöhnliche Fragen

Ungewöhnliche Fragen regen die Kreativität an. Sie sind gut in Teams, welche mit dem Check-In vertraut sind und keine Angst vor ungewöhnlichen Antworten haben.

Wenn Du ein Tier wärst, welches wärst Du dann?

Wenn Du ein Buch wärst …

Wenn Du eine Blume wärst …

Wenn Du ein Kuchen wärst …

Wenn Du eine Eissorte erfinden solltest, welche wäre das?

Falls du keine passende Frage für dich gefunden hast, kannst du auch den Online Check-In Fragen Generator nutzen.

Online Check-Ins mit visueller Unterstützung

Gerade bei Online Meetings, in denen man sich nicht direkt sieht, kann eine Visuelle Unterstützung sehr hilfreich sein. Dabei kannst du beim Einsatz eines Online Whiteboards, wie z.B. Miro oder Lucidspark, Bilder oder Bildercollagen einsetzen, um die Fragen zu unterstützen.

Zum Beispiel kannst du für die Frage:

> Welches Haustier hast du?

folgendes Bild als Unterstützung hinzufügen.

Für die Teilnehmer birgt das folgende Vorteile:

sie bietet erste Antwortmöglichkeiten für deine Teilnehmer

die Teilnehmer können sich mit ihrem Namen oder Avatar auf 1 oder mehrere Bilder setzen – man sieht auch später wer was gewählt hat

die Teilnehmer können Gemeinsamkeiten mit anderen Teilnehmern finden – das schafft Gesprächsstoff für die Pause und Vertrauen im Meeting

Die meisten Whiteboards bieten auch die Möglichkeit an, eigene Bilder hochzuladen. Damit kannst du deine Teilnehmer zur Interaktion bewegen, wenn sie z.B. Bilder ihrer Haustiere ergänzen.

In Online Meetings kannst du dir in der Regel die Bilder selbst zusammensuchen. Dazu kannst du die Bildersuche des Suchmaschinenbetreibers deines Vertrauens nutzen.

Alternativ kannst du dir hier eine Sammlung von 25 vorgefertigten Bildcollagen erwerben . Die Collagen sind für alle gängigen Online-Whiteboards beliebig oft nutzbar.

Reihenfolge im Check-In

Um die Reihenfolge im Check-In festzulegen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

Freiwillige vor

Feste Reihenfolge

Der nächste wird selbst bestimmt

Zufall

Freiwillige vor

Die einfachste Variante ist die Frage in die Runde, wer anfangen möchte. Bei Online Meetings ist dabei wichtig, dass du noch sagst, wie sich die Person melden soll. Zum Beispiel per Hand heben oder den Namen im Chat posten.

Als Moderator kannst du über dieses Verfahren schnell herausfinden, wer im kommenden Meeting eher aktiver (meldet sich gleich am Anfang) oder passiver (wartet bis zum Ende) sein wird.

Nachteil der Methode: Es kann sein, dass sich am Anfang keiner meldet und somit einer bestimmt werden muss. Ein wenig entgegenwirken kannst du in diesem Fall, wenn du mit gutem Beispiel vorangehst und die Fragen als erster beantwortest.

Feste Reihenfolge

Ein weiteres einfaches Verfahren ist die feste Reihenfolge der Teilnehmer. Das kann zum Beispiel Alphabetisch an Hand Vor- oder Nachnamen passieren.

Ideal ist es, wenn die Reihenfolge für alle visuell sichtbar ist, entweder als Folie oder als Liste im Whiteboard.

Damit die erste Person sich nicht überrumpelt fühlt, solltest du sie darauf hinweisen, dass sie gleich dran ist.

Der nächste wird selbst bestimmt

Eine gute Möglichkeit, um die Aufmerksamkeitsspanne aller Teilnehmer hoch zu halten, erhält man, wenn die Teilnehmer den nächsten in der Reihe selbst bestimmen können.

Der erste Teilnehmer muss sich dabei freiwillig melden oder wird von dir bestimmt. Danach kann er oder sie sich den nächsten Teilnehmer aussuchen.

In großen Gruppen kann es schwer sein, sich zu merken, wer noch dran ist. Die Teilnehmer, die noch offen sind, können zum Beispiel die Hand heben (bei Online Meetings) oder eine farbige Moderationskarte in der Hand halten (bei Präsenzmeetings)

Zufallsreihenfolge

Wenn du es für die Teilnehmer spannender machen willst, kannst du auch ein Zufallsgenerator nutzen. Online nutze ich immer den Random Wheel Picker. Vorteil bei diesem Tool – ich kann mir das Rad mit den Teilnehmernamen speichern ohne mich irgendwo anmelden zu müssen.

Tipps für ein gutes Check-In

Passe das Check-In deinem Teilnehmerkreis an. Je erfahrener die Teilnehmer mit der Methodik sind, desto ausgefallener und kreativer können auch die Fragen sein. Im Umkehrschluss solltest du in einem Teilnehmerkreis, welcher die Methode selten oder nie einsetzt, eher die klassischen Fragen nutzen.

In Remote Meetings solltest du die Teilnehmer ermutigen, die Kamera einzuschalten. Das sorgt für Nähe und Offenheit.

Achte darauf, dass die Antworten nicht zu lang werden oder in Monologe ausarten. Sonst langweilen sich die anderen Teilnehmer und das Check-In verliert seine Wirkung.

Wähle als Moderator eine Check-In Fragestellung, mit der du dich wohl fühlst und du auch ein gutes Gefühl hast, dass die Teilnehmer diese Frage beantworten wollen.

Du kannst das Check-In sehr gut mit einer Vorstellungsrunde verbinden. Dazu kannst du vor die eigentliche Check-In Frage noch folgenden 2 Fragen setzen:

Wie heißt du?

Aus welchem Bereich kommst du?

Check-Out des Meetings

Der Check-Out ist der Abschluss eines Meetings. Er sollte analog zum Check-In auch nur max. 15min dauern. Über die Fragestellung sollen die Teilnehmer nochmal kurz das Meeting Revue passieren lassen und ihr eigenes Fazit ziehen.

Die Fragestellung kannst du auch gut auf die Check-In Frage beziehen. So bildet Check-In und Check-Out einen Mantel um das gesamte Meeting.

Mögliche Check-Out Fragen sind:

Was nimmst du aus diesem Meeting mit?

Was waren meine 3 wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Meeting?

Wurden Deine Erwartungen erfüllt?

Wie zufrieden bist du mit dem Meeting?

Was hat dir heute besonders gefallen?

Als Moderator des Meetings kannst du auch einige Mehrwerte herausziehen. Häufig kommt über den Check-Out auch Feedback zu deiner Moderation, zum Ablauf und auch zu den erlangten Ergebnissen. Das kannst du alles für die Verbesserung von Folgemeetings einbinden.

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Zum Weiterlesen:

Check In und Warm-up Methoden für Online Meetings

Einfache Methoden zur Stimmungsabfrage in Meetings

13 Tipps zur Moderation von effizienten Online Meetings

28 Tipps für effiziente Meetings und Besprechungen

Der Moderationszyklus – die 6 Schritte eines erfolgreichen Meetings

Den richtigen Check-in finden: So startest du Meetings mit Wirkung