Mehr Fokus mit dem Fragenspeicher

In vielen Meetings oder Workshops kommen vor oder während des Meetings Fragen auf. Häufig reagiert man als Moderator oder Vortragender mit der Antwort – „Da komme ich später darauf zurück“. Und schon hat man eine erste Chance vertan das Vertrauen der Teilnehmer zu erhöhen.

Ein Fragenspeicher kann hier ganz einfach Abhilfe schaffen. Wie du ihn nutzt, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist ein Fragenspeicher

Ein Fragenspeicher ist ein Moderationsmittel zum Dokumentieren offener Fragen, Einwände, neuer Themen und Ideen deiner Teilnehmer. Es ist eine Wertschätzung gegenüber den Fragestellungen, da ihre Frage oder ihr Thema nun für alle sichtbar dokumentiert wurde.

Zusätzlich kannst du damit einfache Störungen oder Nebendiskussionen unterbinden, da diese benannt und aufgeschrieben werden. Somit können sich alle Teilnehmer wieder auf die wesentliche Diskussion konzentrieren.

In der Regel kannst du ein leeres Flipchart oder ein Whiteboard als Fragenspeicher nutzen. Überschreibe es mit „Fragenspeicher“ oder „Themenspeicher“ und erkläre den Teilnehmern, dass hier alle Punkte dokumentiert werden, auf die zum späteren Zeitpunkt eingegangen werden soll.

Flipchart zur Nutzung als Fragenspeicher

Wichtig:

Als Moderator solltest du zu Beginn des Meetings oder des Workshops erklären, welche Punkte alles im Fragenspeicher dokumentiert werden

Zusätzlich solltest du auch Mitteilen, zu welchem Zeitpunkt auf die dokumentierten Fragen eingegangen wird.

Spätestens am Ende des Meetings oder Workshops sollte der Fragenspeicher durchgegangen werden. Entweder wurden Fragen bereits beantwortet, können direkt jetzt beantwortet werden oder werden von den Teilnehmern zur Klärung mitgenommen.

Zweck des Fragenspeichers

Der Fragenspeicher erfüllt mehrere Zwecke:

er sammelt Fragen auf, welche zum Beispiel vor oder während eines Meetings oder einer Besprechung autreten

er nimmt Ideen oder Themen auf, die während Diskussionen aufkommen, aber nichts mit der eigentlichen Diskussion zu tun haben

er gibt den Teilnehmern ein Gefühl der Wertschätzung, da ihre Punkte nicht nur „gehört“ sondern auch dokumentiert werden

er unterbindet störende Nebendiskussionen, da diese Punkte dokumentiert werden können und die Teilnehmer sich wieder auf die Hauptdiskussion konzentrieren können

somit werden auch „besondere Bedürfnisse“ Einzelner wahrgenommen, welche sonst mit ihrem für sie wichtigen Thema Diskussionen stören oder ablenken

Anwendungsbereiche des Fragenspeichers

Den Fragenspeicher kannst du auf 2 Arten, auch kombiniert nutzen.

1) Zum Ermitteln aller Fragen der Teilnehmer zum Beginn des Meetings

Jeder Teilnehmer geht mit einer gewissen Erwartungshaltung in ein Meeting oder einen Workshop. Als Moderator oder Vortragender kannst du den Fragenspeicher nutzen, um alle bisher offenen oder zu klärenden Fragen zu dokumentieren.

Somit kannst du dich bereits jetzt auf Punkte konzentrieren, auf die du später detaillierter eingehen solltest. Oder du kannst Fragen oder Themen ausschließen, auf die der Termin gar keine Antworten hat.

In beiden Fällen kannst du damit besser auf die Bedürfnisse deiner Teilnehmer eingehen und es wird für alle ein besseres Ergebnis entstehen.

2) Als Themen und Fragenspeicher während des Meetings

Während des Meetings kannst du wichtige Punkte, Fragen oder Themen immer wieder im Fragenspeicher notieren. Lass dir dabei bei der Formulierung von den Teilnehmern helfen. Nur so stellst du sicher, dass du die Frage oder den Punkt auch korrekt aufgenommen hast.

Nutzung eines Fragenspeichers in Online Meetings

In Online Meetings kannst du den Fragenspeicher ebenfalls effizient verwenden. Nutze am besten ein Online Whiteboard, wie zum Beispiel LucidSpark oder Miro, um die offenen Fragen dort zu dokumentieren.

Das Online Whiteboard hat dabei noch zwei weitere Vorteile:

Die Teilnehmer können ihre Punkte selbst dokumentieren – damit ist die Formulierung auch immer im Sinne des Fragenstellers. Zusätzlich kann der Themengeber noch ein paar Kontextinformationen hinterlegen, damit es später nachvollziehbarer ist.

Es ist einfacher, die nicht im Meeting geklärten Fragen oder Themen an andere Teilnehmer zu verteilen. Dank Copy-Paste können die Punkte schnell in ein Taskboard oder Meetingprotokoll übernommen werden.

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Zum Weiterlesen:

Universell nutzbare Moderationstechniken im Überblick

Der Moderationszyklus – die 6 Schritte eines erfolgreichen Meetings

Die Kartenabfrage als universelles Moderationsmittel