Die Kartenabfrage wird – in verschiedenster Formen und Varianz- schon seit Jahrzehnten in Meetings oder Workshops benutzt. Sie ist eines der unterschätztesten und wahrscheinlich wertvollsten Moderationsmittel, welche dir als Moderator an die Hand gegeben werden.
Warum?
Weil sie universell und flexibel für viele Moderationstechniken verwendet werden kann. In Präsenzmeetings bietet sie zusätzlich noch eine tolle Haptik.
Was du sonst noch alles damit anstellen kannst, erfährst du in diesem Artikel.
Was ist die Kartenabfrage?
Die Kartenabfrage in Meetings ist eine effektive Methode, um den aktuellen Standpunkt, die Meinungen und die Stimmung der Teilnehmer zu einem bestimmten Thema zu erfassen.
Dabei werden Karten oder kleine Post-Its verwendet, auf denen die Teilnehmer ihre Ansichten schriftlich festhalten. Diese können beispielsweise in Form von farbigen Karten mit verschiedenen Bedeutungen oder einfachen Notizzetteln sein.
Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, anonym oder mit eigenem Namen seine Gedanken niederzuschreiben.
Anschließend werden die Karten gesammelt und gemeinsam ausgewertet. Das ermöglicht es, einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Perspektiven im Raum zu bekommen, ohne dass einzelne Stimmen untergehen.
Die Methode fördert die aktive Beteiligung aller Teilnehmer und schafft eine offene Kommunikationskultur, da auch schüchterne oder zurückhaltende Personen ihre Ansichten einbringen können, ohne sich vor der Gruppe zu äußern.
Kartenabfragen sind besonders nützlich in größeren Gruppen oder bei sensiblen Themen, bei denen es wichtig ist, eine breite Palette an Standpunkten zu berücksichtigen.
Durch die strukturierte Auswertung der gesammelten Informationen können Meetings effizienter gestaltet und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Wie unterscheidet sich die Kartenabfrage von einer herkömmlichen Diskussion?
Die Kartenabfrage unterscheidet sich von einer herkömmlichen Diskussion in der Art und Weise, wie Informationen gesammelt und ausgetauscht werden.
Während bei einer Diskussion die Teilnehmer mündlich ihre Standpunkte äußern, ermöglicht die Kartenabfrage eine schriftliche Erfassung der Gedanken.
Hier eine kurze Gegenüberstellung
AspektDiskussionKartenabfrage
KommunikationsartMündlichSchriftlich
TeilnehmerbeteiligungDirekter Austausch, lautes SprechenSchriftliche Beiträge, keine lauten Stimme
AnonymitätGering, da Äußerungen identifizierbaroch, Beiträge sind anonym
ChancengleichheitVariiert, laute Stimmen können dominierenChancengleichheit für alle Teilnehmer, unabhängig von der Lautstärke der Stimme
Umgang mit sensiblen ThemenPotenziell eingeschränkt, da öffentliche PositionierungOffener und ehrlicher, da anonyme Beiträge
Strukturierte AuswertungSchwieriger, da mündliche Beiträge schwer zu dokumentierenEinfacher, da schriftliche Beiträge vorliegen
EffizienzKann länger dauern, um zu Ergebnissen zu gelangenKann effizienter sein, da strukturierte Auswertung möglich ist
GruppengrößeFunktioniert gut in kleinen GruppenBesonders nützlich in größeren Gruppen
Die Vorteile der Kartenabfrage
Die Kartenabfrage bietet dem Moderator des Meetings viele Vorteile, wovon einige hier aufgelistet sind.
Was muss für eine Kartenabfrage vorbereitet werden?
Wenn du als Moderator feststellst, dass die Kartenabfrage für einzelne Aspekte deines Meetings oder Workshops sinnvoll ist, solltest du folgende Punkte vorbereiten:
Genügend Karten bereitstellen
Auch wenn der Punkt offensichtlich ist, solltest du darauf achten, dass für die Teilnehmer genügend Karten vorhanden sind.
Ideal ist es, wenn du verschiedene Farben, Formen und Größen hast. Dann kannst du später besser gruppieren und sortieren.
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Karten passend zum Raum wählen
Vor allem wenn du die Karten weiterverwenden willst, solltest du die an die Gegebenheiten anpassen. Es macht wenig Sinn, Karteikarten zu verwenden, wenn du keine Möglichkeit hast, diese Aufzuhängen.
Gute und ausreichend Stifte bereitstellen
Neben den Karten sollten auch genügend passende Stifte vorhanden sein. Idealerweise gibt es eine Varianz an Stiften.
Gelkugelschreiber eignen sich gut für ein Brainwriting auf Karteikarten. Sie schreiben aus meiner Sicht leserlicher als Kugelschreiber.
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Für größere Karten in der Gruppierungs- und Sortierungsphase sollten auch einige Flipchart oder Whiteboard Marker dabei sein.
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Im Idealfall sind alle diese Dinge bereits in einem gut gefüllten Moderationskoffer vorhanden.
Wie bindest du die Kartenabfrage effizient in Meetings ein?
Eine Kartenabfrage kannst Du relativ einfach einbinden. Wenn du schon im Vorfeld weißt, dass du Karten beschreiben lässt, solltest du sie schon aufteilen und auch Stifte bereitlegen. So verschwendest du keine Zeit im Meeting.
Beim jeweiligen Agendapunkt solltest du dir im Vorfeld überlegen, wie viel Zeit du den Teilnehmern lässt. Je nach Thema kann das zwischen 5 und 15 Minuten liegen. Wichtig dabei ist, dass du auf ein Timeboxing achtest.
Sind die Karten geschrieben, hast du zur Vorstellung der Karten 2 Möglichkeiten.
Variante 1)
Als Moderator sammelst du alle Karten ein und trägst den Inhalt vor. Dadurch wird die Anonymität der Kartenschreibers gewahrt. Vor allem bei sensiblen Themen oder wenn unter den Teilnehmern unterschiedliche Hierarchiestufen bestehen, kann das sehr hilfreich sein.
Variante 2)
Jeder Teilnehmer trägt seine Karten selbst vor. Wenn das Vertrauen unter den Teilnehmern hoch genug ist oder keine sensiblen Themen besprochen werden, ist dies die gängige Variante.
Generell kannst du mit ca. 3 bis 5 min je Teilnehmer für die Vorstellung der Karten rechnen. Als Moderator solltest du dabei darauf achten, nur Verständnisfragen zuzulassen und keine Diskussionen.
Sind alle Karten vorgestellt, kannst du mit dem nächsten Schritt weitermachen. Abhängig von der Aufgabenstellung kann das eine Sortierung, Gruppierung oder Priorisierung sein.
Die Karten selbst können dann entweder an einer Pinnwand oder einem Flipchart festgemacht werden.
Wie kann die Kartenabfrage in Online Meetings verwendet werden?
Um die Vorteile der Kartenabfrage in Online Meetings zu nutzen, sollte man ein Online Whiteboard verwenden. Diese bieten in der Regel eine große Anzahl verschiedener virtueller Notizzettel und Kartenformen an.
Die Vorteile der virtuellen Karten sind dabei enorm:
Der große Nachteil an der Online Variante ist, dass häufig die Anonymität des Kartenschreibens verloren geht.
Bei sensiblen Themen kann man zum Beispiel Teilnehmern verschiedene Boardbereiche zuweisen. Alternativ können die Teilnehmer die Karten außerhalb des Boards schreiben und dann nur noch ins Board kopieren.
Beispiele für Kartenabfrage-Techniken
Die Kartenabfragetechnik wird in verschiedenen Bereichen angewendet. Hier sind mehrere Methoden aufgelistet, bei der die Technik sinnvoll eingesetzt werden kann.
Retrospektiven
In Retrospektiven, bei denen es häufig um sensible Themen geht, ist die Kartenabfrage unumgänglich. Es ermöglicht jedem Teilnehmer genügend Zeit, seine Gedanken niederzuschreiben und bietet jedem Teilnehmer Gehör.
Sensible und Kritische Themen können somit effizient und zielführend besprochen werden.
Durch das Aufschreiben der Punkte können auch keine Themen verloren gehen.
Und falls ein Thema nicht besprochen wurde, es aber einem Teilnehmer sehr wichtig ist, kann er die Karte als Thementreiber symbolisch mitnehmen.
Problemanalysen
Bei Problemanalysen (und dem anschließenden ableiten von Lösungen) kann eine Sammlung der Problemsymptome auf Papier hilfreich sein. Es bietet den Raum, erstmal alles zu dokumentieren, was möglicherweise relevant ist.
Im Anschluss kann die Teilnehmergruppe die gefundenen Punkte sortieren, filtern und priorisieren.
Gruppierung und Strukturierungen
Als Basis für Gruppierungen und Strukturierungen ist die Kartenabfrage ebenfalls sinnvoll. Ideen, Punkte, Oberpunkte usw. können dank der Karten visuell sichtbar gemacht werden. Die Teilnehmer können einfach Punkte umstrukturieren und umordnen.
Wenn die Karten anonym geschrieben sind, dann fällt der Kartenbesitz automatisch in die Gruppe. Hierarchien oder dominante Persönlichkeiten wird damit entgegengewirkt.
Kreativitätstechniken
Die häufigste Anwendung findet die Kartenabfrage in Kreativitätstechniken.
Immer dort, wo auf den gewonnenen Erkenntnissen aufgebaut werden soll, diese Weiterentwickelt oder umgestaltet werden, ist der Einsatz sinnvoll.
Beispiele für diese Kreativitätstechniken sind:
Häufige Herausforderungen und wie man sie überwindet
Zu häufiger Einsatz der Methode führt zu schlechteren Ergebnissen
Wie jede Methode kann auch der übertriebene Einsatz der Kartenabfrage zu Langeweile und Ablehnung durch die Teilnehmer führen. Dadurch werden die Ergebnisse schlechter.
Ein guter Mix aus Kartenabfragen und Diskussionen, Einbindung von Gruppenarbeiten und Vergemeinschaftungen der Ergebnisse führt in der Regel zu langfristigen und nachhaltigen Lösungen.
Umgang mit Teilnehmern, die zögerlich sind oder sich nicht beteiligen
Auch wenn durch die Kartenabfrage eine gewisse Anonymität gewahrt sein kann, gibt es immer wieder Teilnehmer, die nichts schreiben wollen.
Hier kannst du den Teilnehmer bitten, wenigstens eine Karte zu schreiben.
Manchmal liegt die Ursache auch tiefer. Um dem Vorzugreifen, kannst Du am Beginn des Meetings oder Workshops auch eine Erwartungsabfrage durchführen oder die Rolle im Meeting benennen lassen.
Trägt der oder die Teilnehmer::in tatsächlich nichts bei oder stört gar das Meeting, kannst du als Moderator die Person auch freistellen von dem Termin.
Umgang mit dominanten Stimmen oder Hierarchien
Gerade Hierarchien und dominate Personen können eine objektive Lösungsfindung bei Problemen extrem behindern. Häufig werden dann Ideen von diesen Personen vorgezogen oder es kommen andere Ideen garnicht auf den Tisch.
Neben der anonymen Erfassung der Karte können folgende Punkte hier weiterhelfen:
Zeitmanagement bei der Kartenabfrage
Bei der Kartenabfrage gibt es 3 wesentliche Stellräder, die du als Moderator zum Zeitmanagement in der Hand hast.
Sammelphase
Hier kannst du bestimmen, wie lang die Phase sein soll. Je nach schwere des Themas, kannst du den Teilnehmern zwischen 5 und 15min Zeit geben. Je länger du den Teilnehmern Zeit gibst, desto mehr Karten werden potentiell geschrieben. Dies führt zu längeren Zeiten bei der weiteren Bearbeitung.
Hier kannst du den Teilnehmern entweder weniger Zeit geben oder die Anzahl der zu schreibenden Karten reduzieren.
Gruppengröße
Je größer die Gruppe ist, desto mehr Karten können in der Sammelphase zusammenkommen. Dies führt dann automatisch zu längeren Zeiten in Vorstellung und Weiterbearbeitung.
Auch hier hilft es, entweder die Anzahl der Karten zu reduzieren oder die Zeit zum sammeln anzupassen.
Vorstellungsrunde
Bei der Vorstellung der Karten kann es immer mal wieder zu ausufernden Erklärungen oder direkten Diskussionen kommen.
Als Moderator musst du beides unterbinden. Bitte die Teilnehmer, die Karte so kurz und knapp wie möglich zu beschreiben und reduziere die Nachfragen nur auf Verständnisfragen.
Um Ausufernde Erklärungen zu vermeiden, kannst du die Vorstellung der Karten auch selbst durchführen. Dann hast du es selbst in der Hand, wie detailliert du die Karten beschreibst.
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