Teammeetings rangieren auf der Beliebtheitsskala eines Teams in der Regel zwischen notwendigem Übel und unnötiger Zeitverschwendung. Dabei muss das gar nicht der Fall sein.
Mit ein paar einfachen Regeln und Schritten kannst du ein Teammeeting gestalten, welches
Im Verlauf des Artikels erfährst du, was du alles dafür machen kannst.
Was ist ein Teammeeting?
Ein Teammeeting ist eine regelmäßig stattfindende Besprechung , welche v om ganzen Team wahrgenommen wird. In der Regel ist es 30 bis 60 Minuten lang und wird wöchentlich durchgeführt.
Es kann mehreren Zwecken dienen
Das Teammeeting sollte dabei eine feste Agenda besitzen, welche durch das Meeting führt und diesem eine Struktur verleiht .
Andere Namen für das Teammeeting sind Jour Fixe , Teambesprechung oder Team Weekly .
Welches Ziel hat dein Teammeeting
Ein Teammeeting sollte eine gewisse Zielstellung erfüllen. Fragt euch als Team, was ihr mit dem Meeting erreichen wollt. Damit gebt ihr der Besprechung einen Sinn , was auch das Commitment und die Teilnehmerquote positiv beeinflusst.
Ziele eines Teammeetings können sein:
Das Teammeeting kann mehrere Ziele haben. Die Ziele sollten dann in die Agenda überführt werden. Dabei legt die Reihenfolge der Agendapunkte gleichzeitig die Priorität der Ziele fest.
Was passiert, wenn ihr kein Ziel habt?
Dann kommt es häufig zu folgenden Situationen:
Das Meeting bringt also keinen wirklichen Mehrwert und wird eher als Belastung angesehen.
Wie ist eine Beispielagenda für ein Teammeeting
Die Agenda für ein Teammeeting muss nicht kompliziert und extrem lang sein. Wichtig ist, dass sie einen festen Rahmen setzt, Möglichkeiten fürs Timeboxing bietet und den Zielen des Meetings entspricht.
Angenommen dein Teammeeting hat folgende Ziele:
Dann kann eine Agenda für ein 60min Teammeeting wie folgt aussehen:
Die angegebenen Zeiten sind dabei eher als Richtwerte zu sehen. Sie können je nach Teamgröße, Aufgabenmenge und Projektanzahl variieren.
Wichtig ist ein kurzer Check-In, damit alle Teilnehmer im Meeting ankommen. Wenn du mehr zu dem Thema Check-In wissen möchtest, findest du hier mehr Inspirationien.
Auch der Check-Out sollte nicht vergessen werden. Hier kannst du fragen, wie wertvoll das Meeting für die Teilnehmer war, um Verbesserungsmöglichkeiten abzuleiten. Dies kann zum Beispiel über eine Retrospektive erfolgen.
Wie bereitest du ein Team Meeting vor?
Wie jedes gute Meeting sollte das Teammeeting ebenfalls gut vorbereitet sein. Denn nur so kann das eigentliche Meeting effizient und reibungslos ablaufen.
Folgende Punkte solltest du dabei im Blick haben und vorbereiten:
Gerade bei Serienterminen kann es passieren, dass man die Verlängerung vergisst und dann ohne Einladung oder Meetingraum dasteht.
Wie beginnst du ein Team Meeting
Ein Teammeeting sollte immer pünktlich beginnen . Du solltest keine Rücksicht auf nicht entschuldigte Zuspätkommer nehmen. Tust du das nicht, dann wird dieses Verhalten zur Gewohnheit.
Beginne das Meeting mit einem kurzen Check-In der Teilnehmern. Damit holst du alle Gedanklich aus einem eventuellen Vorgängertermin und lässt alle in Ruhe ankommen.
Gehe kurz über die Agenda des Tages . Falls ihr Themen habt, die nicht in der Standardagenda sind, sprecht sie kurz an, so dass jeder sie versteht. Prüft dann, in welche Kategorie sie kommen sollen und wann sie besprochen werden. Im Zweifel kann man Extrathemen auch an das Meeting dranhängen oder ein eigenes Meeting dafür erstellen.
Danach kannst du der Agenda folgend das Meeting bestreiten.
Kurzfassung :
Wie beendest du ein Team Meeting
Wie jedes Meeting sollte auch ein Team Meeting ein strukturiertes Ende haben. Es sorgt dafür, dass für alle das Meeting auch im Kopf beendet wird und einen Abschluss hat.
In dem letzten Zeitblock der Besprechung sollte auf folgende Punkte eingegangen werden.
Wie protokollierst du ein Team Meeting
Nicht immer können alle Teammitglieder bei den Meetings dabei sein. Oder du willst wissen, was vor 3 Wochen im Teammeeting besprochen wurde. Deshalb ist eine Dokumentation oder Protokollierung deines Teammeetings sinnvoll und wichtig.
Diese Punkte sollten im Protokoll enthalten sein
Bei der Protokollierung solltest du auf folgende Dinge achten:
Da die wenigsten gerne Protokoll schreiben, solltest du die Rolle in jedem Teammeeting neu vergeben und im Team rotieren lassen . Ideal ist dafür entweder eine feste Systematik oder der letzte Agendapunkt vor dem Abschluss des Meetings.
Jetzt stellt sich noch die Frage, wo man das Meeting am besten protokolliert. Das Tool deiner Wahl sollte folgende Kriterien erfüllen:
Meist kannst du also Tools verwenden, die sowieso schon im Einsatz sind.
Aus meiner Erfahrung haben sich folgende 2 Tools bewährt:
Natürlich gibt es auch jede Menge mehr. Auf was man aber nur im Notfall zurückgreifen sollte, sind Word oder Excelprotokolle. Das Risiko, dass veraltete lokale Kopien die Runde machen ist dabei viele zu hoch.
Wie führst du Team Meetings online durch?
Gerade in Teams mit einem hohen Homeofficeanteil ist es sinnvoll, das Teammeeting hybrid oder online stattfinden zu lassen. Neben den oben genannten Punkten, solltest du die Besonderheiten von Online Meetings im Hinterkopf behalten:
Generell kannst du alle Mittel nutzen, welche entweder in Online Meetings oder auch in hybriden Meetings sinnvoll sind.
Sehr hilfreich sind im Zusammenhang mit Online Team Meetings auch Online-Whiteboards, wie Lucidspark, Miro oder MS Whiteboard. Auf diese kann jeder auch im Vorfeld zugreifen, sie bieten oft fertige Frameworks für Teammeetings an und sie haben eingebaute Mechanismen für z.B. Abstimmungen oder Entscheidungen.
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